Staat uw organisatie aan de vooravond van een reorganisatie? Dan is het opstellen van een reorganisatieplan een belangrijke eerste stap. Niet alleen omdat u het verval van arbeidsplaatsen moet kunnen onderbouwen, maar vooral omdat het richting en structuur geeft in een vaak complex proces. Wat is een reorganisatieplan precies? En wat moet er allemaal in staan?
Wat is een reorganisatieplan?
Een reorganisatieplan is het draaiboek van uw reorganisatie. Het beschrijft de aanleiding, doelstellingen en aanpak. Ook geeft het inzicht in de gevolgen voor uw organisatie en uw medewerkers. U gebruikt het plan om richting te geven, keuzes te onderbouwen en daarnaast om draagvlak te creëren bij betrokkenen. Denk hierbij aan medewerkers, ondernemingsraad en externe partijen zoals het UWV.
Waarom is een plan belangrijk?
Een reorganisatie raakt mensen. Daarom is het belangrijk om zorgvuldig te werk te gaan. Een reorganisatieplan helpt daarbij. Het zorgt voor overzicht, maakt uw keuzes inzichtelijk en voorkomt onduidelijkheid of ad-hoc beslissingen. Gaat u medewerkers ontslaan om bedrijfseconomische redenen? Dan eist het UWV bovendien een goede onderbouwing.
Bovendien is een reorganisatieplan belangrijk om vertrouwen te behouden binnen uw organisatie. Heldere communicatie en transparantie over het ‘waarom’ en ‘hoe’ van de reorganisatie helpen om onrust te beperken.
Is een reorganisatieplan verplicht?
Het UWV eist bij een ontslagaanvraag vanwege bedrijfseconomische redenen een duidelijke onderbouwing. In het reorganisatieplan kunt u die leveren. Het plan helpt om aan te tonen dat:
- Er sprake is van een concrete noodzaak, zoals omzetdaling of werkvermindering.
- Alternatieven zijn onderzocht.
- Maatregelen zijn genomen om de gevolgen voor personeel te verzachten.
Zonder plan zal het UWV kritische vragen stellen. Een goed opgesteld plan vergroot de kans op een vlotte procedure.
Lees ook: ‘Reorganiseren: wanneer accepteert het UWV ontslag om bedrijfseconomische redenen?’
Wat moet er in een reorganisatieplan staan?
Een reorganisatieplan bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
1. Aanleiding
Beschrijf waarom u gaat reorganiseren. Denk aan financiële problemen, technologische veranderingen, werkvermindering of een verhuizing. Onderbouw dit met cijfers of andere bewijsstukken.
2. Doelstelling
Wat wilt u bereiken? Besparingen, efficiëntere processen, meer wendbaarheid? Een duidelijke doelstelling helpt bij het toetsen van het succes van de reorganisatie.
3. Huidige en nieuwe organisatiestructuur
Geef een overzicht van de bestaande structuur en personele bezetting. Laat bijvoorbeeld met een nieuw organogram zien hoe de organisatie er na de reorganisatie uitziet.
4. Overwogen alternatieven
Naast de gewenste structuur is het ook belangrijk om stil te staan bij andere mogelijkheden die zijn overwogen. Welke oplossingen heeft u onderzocht, zoals natuurlijk verloop of herplaatsing? Waarom kiest u toch voor reorganisatie?
5. Gevolgen voor personeel
Welke functies vervallen? Wie wordt boventallig? Pas hierbij het afspiegelingsbeginsel toe. Beschrijf ook welke herplaatsingsmogelijkheden u biedt.
6. Verzachtende maatregelen
Licht toe hoe u de gevolgen voor medewerkers beperkt. Bijvoorbeeld met een sociaal plan of outplacementtrajecten.
7. Tijdspad en planning
Werk een realistische planning uit, inclusief besluitvorming, communicatie en uitvoering.
8. Communicatieplan
Hoe en wanneer informeert u medewerkers? Wie voert de gesprekken? Wat doet u om zorgen en vragen goed op te vangen?
Tot slot
Een reorganisatieplan helpt u om controle te houden, fouten te voorkomen en vertrouwen te behouden. Het is geen verplichting, maar een strategisch hulpmiddel. Wilt u weten hoe u uw reorganisatie goed aanpakt? Of heeft u hulp nodig bij het opstellen van een plan? Neem dan gerust contact met ons op via info@ahadvocaten.eu of 043 - 350 62 00. Wij denken graag met u mee.
Deze blog maakt deel uit van een reeks over reorganiseren. Lees ook nog: