Gaat u reorganiseren en komen daardoor arbeidsplaatsen te vervallen ? Dan moet u bepalen wie u voor ontslag voordraagt. U heeft daarbij vast een voorkeur, maar u kunt deze keuze helaas niet helemaal zelf maken. U bent namelijk gebonden aan wet- en regelgeving en moet dus rekening houden met het afspiegelingsbeginsel. Ook heeft u een plicht tot herplaatsing. In dit artikel leggen we uit waar u bij een reorganisatie op moet letten, wat het UWV toetst en waar het in de praktijk vaak misgaat.
Deze blog maakt deel uit van onze reeks over reorganiseren. Lees ook:
- Wanneer accepteert het UWV ontslag om bedrijfseconomische redenen?
- Reorganiseren: kunt u een zieke werknemer ontslaan?
Later in deze reeks verschijnen nog blogs over het opstellen van een reorganisatieplan en de regels bij collectief ontslag.
Wanneer geldt het afspiegelingsbeginsel?
Bij het gedeeltelijk laten vervallen van functies binnen uw organisatie moet u de ontslagvolgorde bepalen op basis van het afspiegelingsbeginsel. Dit geldt alleen voor uitwisselbare functies binnen dezelfde bedrijfsvestiging. De stappen zijn als volgt:
- U bepaalt de peildatum: als hoofdregel is dit de datum waarop de ontslagaanvraag bij het UWV wordt ingediend. Maar het mag ook een andere objectiveerbare datum zijn, zoals de datum van het reorganisatiebesluit wordt genomen of de datum van indiening van de adviesaanvraag bij de Ondernemingsraad.
- U deelt de werknemers met uitwisselbare functies per vestiging in vijf leeftijdscategorieën.
- U ontslaat per categorie de werknemer met het kortste dienstverband.
Zo blijft de leeftijdsopbouw binnen uw organisatie in balans. U mag dus niet zelf kiezen wie vertrekt, het systeem bepaalt dat.
Wat zijn uitwisselbare functies?
Een veelgemaakte fout is dat werkgevers functies als verschillend presenteren, terwijl het UWV ze als uitwisselbaar beoordeelt. Het gaat om functies die:
- Vergelijkbaar zijn qua inhoud en verantwoordelijkheden;
- Hetzelfde niveau en beloning hebben;
- Vragen om dezelfde kennis, vaardigheden en competenties.
Daarbij is niet de functienaam leidend, maar de werkelijke invulling in de praktijk. De Hoge Raad heeft dit in 2019 bevestigd: de functieomschrijving telt mee, maar doorslaggevend is wat werknemers daadwerkelijk doen.
Wilt u functies schrappen zonder afspiegeling toe te passen? Dan moet u aantonen dat het geen uitwisselbare functies zijn. Zorg daarom voor heldere functieprofielen en een transparante beschrijving van de dagelijkse werkzaamheden.
Wanneer mag u afwijken van het afspiegelingsbeginsel?
In uitzonderlijke gevallen mag u werknemers buiten de afspiegeling houden. Bijvoorbeeld als het gaat om een:
- Onmisbare werknemer: als deze beschikt over unieke kennis of vaardigheden die essentieel zijn voor het functioneren van uw bedrijf.
- Gedetacheerde werknemer: als vervanging bij de inlenende organisatie niet haalbaar is.
- Zeer getalenteerde werknemer: alleen mogelijk als dit is vastgelegd in de cao of ministeriële regeling, en bij vooraf bekend beleid binnen uw organisatie.
Let op: het UWV toetst streng. U moet per geval aantonen waarom afwijken noodzakelijk is en aan alle voorwaarden is voldaan.
Wat houdt de plicht tot herplaatsing in?
U krijgt alleen toestemming voor ontslag als u kunt aantonen dat er binnen uw organisatie óf het concern geen passende functie beschikbaar is, ook niet binnen een redelijke termijn. Daarbij moet u:
- Onderzoeken welke vacatures er zijn of binnenkort vrijkomen;
- Alle functies meenemen, inclusief die van oproepkrachten, uitzendkrachten en AOW-gerechtigden;
- Ook kijken naar tijdelijke functies die binnenkort aflopen;
- Beoordelen of (bij)scholing de werknemer geschikt maakt voor een andere functie.
De redelijke termijn is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn. U moet het herplaatsingstraject starten zodra u weet dat een functie vervalt. Vanaf dat moment mag u een passende vacature niet zomaar extern invullen.
Wat toetst het UWV bij herplaatsing?
Het UWV verwacht een actieve houding van zowel werkgever als werknemer. U moet concreet kunnen aantonen:
- Welke vacatures u heeft onderzocht;
- Waarom deze niet passend zijn;
- Of u scholing heeft overwogen;
- Hoe u de werknemer heeft begeleid.
Alleen dan krijgt u toestemming voor ontslag. Kunt u dit niet onderbouwen? Dan wijst het UWV de aanvraag af, zelfs als de ontslaggrond op zich terecht is.
Checklist: voorkomt u deze fouten?
- Zijn uw functieprofielen actueel en correct?
- Heeft u functies terecht als niet-uitwisselbaar aangemerkt?
- Bent u tijdig gestart met het herplaatsingstraject?
- Heeft u alle interne opties onderzocht, inclusief scholing?
- Zijn uw keuzes goed gedocumenteerd?
Wij denken graag met u mee
Moet u reorganiseren en twijfelt u over de afspiegeling, herplaatsing of uitwisselbaarheid van functies? Ons team arbeidsrecht toetst uw dossier vooraf en helpt u fouten voorkomen.
Neem contact met ons op via info@ahadvocaten.eu of 043 - 350 62 00. Zo voorkomt u vertraging of afwijzing bij het UWV en behoudt u de regie over uw reorganisatie.