Een werknemer die waardevolle vrije dagen verliest, of een werkgever die onverwacht moet uitbetalen: vakantiedagen zijn vaker onderwerp van discussie dan gedacht. Soms gaat het om een paar dagen, soms om tientallen uren. Het verschil zit vaak in hoe goed werkgever en werknemer de regels kennen én toepassen. Hieronder zetten wij de belangrijkste aandachtspunten op een rij, zodat u misverstanden en onnodige kosten voorkomt.
Welke soorten vakantiedagen zijn er?
Elke werknemer heeft op grond van de wet recht op een minimaal aantal vakantiedagen: vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Bij een fulltime werkweek van vijf dagen zijn dat 20 dagen per jaar. Deze dagen noemen we wettelijke vakantiedagen.
Veel werkgevers geven daarnaast extra dagen: bovenwettelijke vakantiedagen. Dit onderscheid is belangrijk, omdat voor beide soorten andere regels gelden voor verval, verjaring en uitbetaling.
Verplichtingen van de werkgever
Als werkgever moet u werknemers elk jaar in staat stellen hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Dat betekent niet dat u hen “met vakantie stuurt”, want het opnemen van vakantie blijft de verantwoordelijkheid van de werknemer. Het betekent wel dat u:
- ruimte biedt in de planning;
- duidelijk maakt hoeveel dagen er nog openstaan;
- tijdig waarschuwt als dagen dreigen te vervallen.
Leg deze informatie schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een e-mail of via het HR-systeem. Kunt u later niet aantonen dat u werknemers goed heeft geïnformeerd? Dan vervallen de dagen niet en moet u ze mogelijk uitbetalen.
Tip: neem ook in uw arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden op of en wanneer u verplichte vakantiedagen aanwijst, bijvoorbeeld rond kerst of bij bedrijfssluiting.
Er is geen wettelijke verplichting voor werknemers om de wettelijke vakantiedagen ook daadwerkelijk op te nemen. Wel kan in de arbeidsovereenkomst of cao zijn vastgelegd dat de werkgever, bij een overschot aan verlofdagen, bepaalde dagen mag aanwijzen als verplichte vakantiedagen.
Volgorde van opname van vakantiedagen
Vakantiedagen die als eerste dreigen te vervallen, worden ook als eerste opgenomen. Dit voorkomt dat zij verloren gaan.
Afspreken dat dagen automatisch aan het einde van het jaar vervallen, mag niet.
Niet-genoten wettelijke vakantiedagen mogen tijdens het dienstverband niet worden uitbetaald. Deze dagen zijn bedoeld om echt vrij te nemen. Voor bovenwettelijke dagen mag dat wel.
Hoelang zijn vakantiedagen geldig?
Wettelijke vakantiedagen hebben een vervaltermijn van zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dit is een vaste termijn die niet kan worden verlengd, behalve als de werknemer de dagen redelijkerwijs niet heeft kunnen opnemen. Bijvoorbeeld bij volledige arbeidsongeschiktheid of wanneer de werknemer is vrijgesteld van de re-integratieplicht. In dat geval verjaren deze dagen pas vijf jaar na het jaar van opbouw.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt standaard een verjaringstermijn van vijf jaar. Deze termijn kan eenvoudig worden verlengd (gestuit) door de werkgever, bijvoorbeeld door schriftelijk te bevestigen dat de werknemer het recht behoudt om deze dagen op te nemen.
Voorbeeld: bouwt een werknemer in 2025 20 wettelijke en 5 bovenwettelijke dagen op? Dan vervallen de wettelijke dagen op 1 juli 2026, de bovenwettelijke op 1 januari 2031.
Zo voorkomt u dat vakantiedagen verloren gaan
Of u nu werkgever of werknemer bent: vakantiedagen zijn waardevol en het is belangrijk om de regels goed te kennen. Zo voorkomt u onnodig verlies van dagen of financiële compensatie:
Voor werkgevers:
- Informeer werknemers schriftelijk over hun saldo en vervaldata;
- Plan tijdig, zeker bij drukke periodes;
- Leg afspraken duidelijk vast.
Voor werknemers:
- Houd het saldo en de vervaldata goed bij;
- Dien verlofaanvragen tijdig in, zeker voor drukke maanden;
- Vraag bij twijfel om bevestiging van geldigheid.
Wij denken graag met u mee
Wilt u zeker weten dat u als werkgever de juiste stappen zet? Of twijfelt u als werknemer of uw vakantiedagen nog geldig zijn? Neem dan contact op met Adelmeijer Hoyng Advocaten via info@ahadvocaten.eu of 043 - 350 62 00. Ons team arbeidsrecht zorgt dat u niet voor verrassingen komt te staan.