Het uitkeringenregister voor stichtingen

Waar moet u als bestuurder van een stichting aan voldoen?

U hebt waarschijnlijk gehoord dat er sinds medio 2020 meer verplichtingen gelden voor de stichting. 

Zo informeerden we u eerder over de invoering van het UBO-register. Sinds 27 september 2020 kunt en moet u de Ultimate Beneficial Owner van de stichting (bijvoorbeeld degene die meer dan 25% stemrecht heeft bij een statutenwijziging van een stichting) registreren in het UBO-register. Dat UBO-register maakt deel uit van het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Ook lieten we u weten welke strengere regels per 1 juli 2021 voor de stichting en u als bestuurder daarvan zijn gaan gelden door de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen

Een onderbelicht onderdeel is de invoering van het uitkeringenregister per 8 juli 2020.

Wat is het uitkeringenregister?

De naam zegt het al: het is een register waarin uitkeringen door de stichting worden bijgehouden. Voorheen moest u in het kader van de boekhoudplicht bijhouden welke uitkeringen aan wie waren gedaan. Nu bent u als bestuurder van de stichting verplicht om dat in een separaat register te vermelden. Het uitkeringenregister is niet openbaar. Het is een onderdeel van de boekhouding van de stichting. Het doel van het uitkeringenregister is namelijk om de controles door de Belastingdienst gemakkelijker te maken.

Moeten alle uitkeringen worden geregistreerd?

Nee, het uitkeringenregister is alleen bedoeld voor de registratie van de personen en bedrijven aan wie een uitkering is gedaan die niet meer bedraagt dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar. Let wel: het gaat dan om uitkeringen in geld. Het uitdelen van ingezamelde goederen (bijvoorbeeld teddyberen voor zieke kinderen) hoeft niet te worden bijgehouden in het uitkeringenregister.

De (natuurlijke) personen die 25% of meer van de uitkeringen ontvangen, moeten worden geregistreerd in het UBO-register. Bedrijven (rechtspersonen) die 25% of meer van de uitkeringen ontvangen, hoeven niet in het UBO-register of het uitkeringenregister te worden vermeld. Zij vallen dus (qua registratieplicht) tussen wal en schip.

Hoe weet u of de uitkering wordt gedaan aan iemand die 25% of meer van de uitkeringen ontvangt?

De meest praktische benadering is om gedurende het hele jaar alle uitkeringen bij te houden in het uitkeringenregister. Achteraf beoordeelt u als bestuurder wie welk percentage heeft ontvangen.

Welke gegevens moeten worden vermeld in het uitkeringenregister?

Zodra de stichting een uitkering doet, moet u als bestuurder in een register de volgende gegevens bijhouden van degenen die niet meer dan 25% van het voor uitkering vatbare bedrag in een bepaald boekjaar ontvangt:

-    De naam van degene die de uitkering krijgt (een natuurlijk persoon of bedrijf);
-    Het adres van degene die de uitkering krijgt;
-    Het bedrag van de uitkering;
-    De datum waarop de uitkering is gedaan.

Wat als u het register niet bijhoudt?

Het niet bijhouden van het uitkeringenregister is een economisch delict. U kunt daarvoor gestraft worden met een gevangenisstraf van ten hoogte 6 maanden, een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie (dat wil zeggen tot € 21.750,-). Ook kunnen er bijkomende straffen en/of maatregelen worden opgelegd.

Het is dus van belang dat u het uitkeringenregister goed inkleedt. Hebt u vragen, neem dan contact op met Michelle Otten of een van haar collega’s.